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奇迹如何发生?——外研社储运的创新之道

2017年03月24日   作者:方亮羽

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【百道编按】在出版业界,“外研奇迹”一直令人称道,ERP系统的更新带来的管理信息化则是这一奇迹的重要支持。而作为外研社物流中枢的储运部,通过管理和技术两方面的创新大大提升效率,人均年完成动销任务从前几年的3000万码洋迅速升至5000万,从储运部的创新之道大致可管窥外研社奇迹之路。

外研社储运部拥有库房面积6万平方米,员工65人,人均年完成动销任务5000万码洋,在同行业中遥遥领先。如此高效的背后,是储运部不断摸索的结果。

2008年,外研社与IBM合作,正式开启信息化管理工作。由于出版行业的特殊性,IBM针对外研社的需求做开发。经过半年打磨,整个编印发系统全流程上线,一次性通过。在上线之前,外研社又进行全员培训。当年,外研社把这一项目列为“登峰行动”。为了保障项目成功,外研社抽调各部门业务骨干充当关键用户。外研社储运部主任李国基说:“当时的情景就像立军令状。所有参与项目组的关键用户,如果对本部门情况不了解的话,会被项目组踢出去。”

外研社ERP系统,给储运系统带来的效率提升让人瞩目。通过管理与技术的融合,上下游信息交换化繁为简。

外研社储运部

信息交换平台,打通上下游 

2012年,外研社储运部搭建供应商之间的信息交流网络,即承运商信息交换平台。外研社很看重合作方的信息化程度。现在合作的物流公司,物流信息实时对接。物流公司能看到当天订单量,便于调配车辆、安排人力物力;外研社则可以随时查寻货物流转状态,类似网上购物的快递订单。

承运商信息交换平台,还延伸到上游印厂。这样,从上游印厂到末端客户收货,形成一个完整的信息交换的链条。比如,今天有未清的A产品三万件,系统会提示明天入三万件,但是有时效限制,印厂必须在三点之前送来,否则发不了货。也就是说当天入库,就可以发走。承运商平台延伸到上游还可以考核到货及时率,以及库存周转率。

谈到信息交换平台的便利,有一件事让李国基记忆尤深。当时,四川某地增加了一批教材,时间紧、数量大。对方一度觉得外研社不可能接这个任务。既然承诺了,外研社必定完成。从接到订单开始,我们无缝对接印厂,把所有的入库发货流程前置,拣配完成后,直接装车,最终这个订单从接单到发货仅仅用了十天时间。正常流程的话,仅印刷工作就至少需要七天。

优化流程,提质减存

外研社储运的流程优化、设备更新直接带动了整个外研社产值和效率的提高。

储运系统的创新有效提高了到货及时率,降低了差错率。目前,外研社把差错率控制在万分之三以内。这个数字是按照处理的订单数而不是品种数来计算的,换句话说,一个包含几十个品种的订单,错一种也算一个差错。

外研社储运部每件货物有纸质标签和电子报单。纸质标签是7*10cm的小标签,可以索引出品类、品种、数量。如果一个订单全是单本的样书,品种繁多,纸质标签上仅会简要标注,电子报单则会清晰显示所有品类。一些客户可以实现整单收货,只要扫一下电子报单的条码,整件货物信息就会在系统里显示,工人上架的过程中就不用把每包拆开。

储运系统的优化,不仅使库存大大降低,对上游的编印发也有很大的促进。以往,由于编印发信息不对等,出版社是发行码洋有多大,库存就有多大。现在信息都在系统里,每个编辑都能查到,随时跟踪某个产品一年的销售、发货退货等。及时改变印制策略,减少库存。

管理与技术的双效结合

数年来,外研社发货码洋节节攀升,但储运这支队伍人员基本没变动。靠的就是科学管理与技术革新。

在管理方面,外研社储运部从细化、量化和事件化三个维度,对员工绩效进行统筹考核。具体来说,能量化的量化、能细化的细化、不能量化又不能细化的工作就事件化。李国基告诉我们,“事件化主要是考虑到临时性抽调,比如临时抽调三个人去出版社某个部门支援。这个无法量化计酬,就按当月计件的日平均工资来计酬。”此外,量化计酬还实行岗位交叉互动,允许跨岗位干活。

图书物流的特性是,发货旺季后是退货旺季。根据这一特性,外研社储运部在人员培养上实行“三位一体”交叉培养,每个员工在库管、包装、退货三方面都全流程掌握。这样,三个人一个小组,完成一整套工作,有助于培养员工“一专多能”。因此,外研社储运部的员工流动率很低。

在技术方面,外研社的储运系统通过三步,进行一场“产业革命”。2010年建立计算机辅助包装系统,降低包装的复杂程度,提升质量和效率。2012年基于sap系统,搭建与供应商之间的信息交流网络,用同一规则化繁为简,提高沟通的效率。2014年1月,库房无线终端系统投入使用。员工通过手持设备可以实现收货管理、货位管理、库存查询、拣配、盘点、系统发货过账等八项工作,做到信息即时上传下载,大大节省时间。外研社的这一库房无线终端系统在整个出版物流行业内部属首创,可以说打开了出版物流业探索业务处理数字化的大门。

库房无线终端系统的手持设备

(本文编辑:Thelma)

来源:百道网

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